A Zoe az egyik legnagyobb és legösszetettebb projekt, amelyen eddig dolgoztunk. Több mint két éven keresztül, folyamatos fejlesztéssel építettük, miközben a rendszer lépésről lépésre együtt fejlődött a vállalkozás működésével és az újonnan felmerülő igényekkel.

A cél kezdettől fogva egy olyan vállalatirányítási rendszer létrehozása volt, amely nemcsak egy-egy részfeladatot kezel, hanem a cég működésének szinte minden fontos területét összekapcsolja.

Nem egyetlen program, hanem több rendszer egyben

A Zoe több, egymással szorosan együttműködő modulból áll. Kezeli az értékesítési folyamatokat, a beérkező foglalásokat, a szállásokat, a programokat, a szolgáltatókat, valamint a különböző értékesítési és szakmai partnereket is.

A rendszerben nyomon követhető, hogy egy foglalás éppen hol tart, kik kapcsolódnak hozzá, milyen szolgáltatásokra van szükség, hol lesz a szállás, és milyen további feladatokat kell még elvégezni. A különböző státuszoknak köszönhetően mindenki ugyanazt az aktuális állapotot látja, így jóval kevesebb információ vész el az e-mailek, telefonhívások vagy különálló táblázatok között.

A foglalásoktól a teljes szervezésig

A Zoe saját foglalási rendszerrel rendelkezik, amelyen keresztül a partnerek is közvetlenül leadhatják a foglalásaikat. A beérkező igények automatikusan bekerülnek a megfelelő folyamatba, ahol a munkatársak feldolgozhatják, kiegészíthetik és tovább követhetik őket.

A rendszer kezeli a csoportokat, a különböző programokat és szolgáltatásokat, valamint az ezekhez kapcsolódó árakat is. Az egyes foglalásokhoz szállások, szolgáltatók, kísérők és egyéb közreműködők rendelhetők, így minden fontos információ egy helyen marad.

A szálláshelyekkel való kapcsolattartást szintén több automatikus folyamat segíti. A rendszer képes elküldeni a szükséges foglalási adatokat, fogadni a visszajelzéseket, és összekapcsolni azokat az adott csoporttal vagy megrendeléssel.

Mindenkinek a saját feladatai és időbeosztása

Egy ilyen összetett működésben nemcsak azt fontos látni, hogy mi történik, hanem azt is, hogy kinek mi a feladata.

A Zoe ezért külön teendőkezelő részt is kapott, ahol a munkatársak feladatai, határidői és kapcsolódó foglalásai egyaránt követhetők. A különböző közreműködők és szolgáltatók időbeosztása szintén megtervezhető, így már előre látható, hogy egy adott időszakban ki érhető el, és ki melyik programban vesz részt.

Ez különösen sokat segít olyan helyzetekben, ahol egyszerre több csoportot, helyszínt, szolgáltatót és munkatársat kell összehangolni.

E-mailek és külső rendszerek egy helyen

A Zoe saját e-mail-kezelési funkciókkal is rendelkezik, így a foglalásokhoz és partnerekhez kapcsolódó kommunikáció nem válik külön a rendszerben tárolt adatoktól. A levelezés és az ügyintézés összekapcsolódik, ezért könnyebben visszakereshető, hogy mikor, kivel és miről történt egyeztetés.

A rendszer több külső szolgáltatással és platformmal is kommunikál API-kapcsolatokon keresztül. Ezek az integrációk lehetővé teszik, hogy az adatok automatikusan mozogjanak a különböző rendszerek között, anélkül hogy ugyanazokat az információkat többször, kézzel kellene rögzíteni.

Rengeteg apró automatizáció a háttérben

A Zoe egyik legfontosabb része nem feltétlenül az, amit első pillantásra látni lehet, hanem az a sok háttérfolyamat, amely automatikusan elvégzi az ismétlődő feladatokat.

Automatikus értesítések, státuszváltozások, adatkapcsolatok, foglalási folyamatok és különböző ellenőrzések segítik a napi munkát. Ezek külön-külön talán apró funkcióknak tűnnek, együtt azonban jelentős mennyiségű adminisztrációt vesznek le a munkatársak válláról.

Egy rendszer, amely folyamatosan együtt fejlődött a céggel

A Zoe nem egy egyszer elkészített és lezárt szoftver. A több mint két éves fejlesztés során folyamatosan új modulokkal, funkciókkal és automatizációkkal bővült.

Ahogy változtak a vállalkozás folyamatai, úgy alakítottuk tovább a rendszert is. Új igények jelentek meg, korábbi munkafolyamatokat egyszerűsítettük, és több olyan megoldás is készült, amely kifejezetten a napi használat során szerzett tapasztalatokra épült.

A végeredmény egy komplex, mégis átlátható vállalatirányítási rendszer lett, amely az értékesítéstől és a foglalásoktól kezdve a partnereken, szállásokon és szolgáltatókon át egészen a napi feladatokig támogatja a cég működését.

A Zoe számunkra is jól megmutatja, mit tud egy valóban egyedi szoftver: nem kész folyamatokat kényszerít rá a vállalkozásra, hanem alkalmazkodik ahhoz, ahogyan a cég ténylegesen dolgozik.